吉楚酒店：如何召開酒店會議
企業(yè)已備案
企業(yè)已認(rèn)證
成交領(lǐng)紅包
由于酒店企業(yè)是人力資源密集型企業(yè)，所以酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是對人的管理。為了更好的貫徹落實酒店制訂的各項方針、政策，保持酒店上下一致，協(xié)力的完成酒店預(yù)期的各項經(jīng)營、管理目標(biāo)，召開不同層級的會議進(jìn)行布置動員尤為重要。一次成功的酒店會議，不但起到布置酒店工作，下情上達(dá)、上情下達(dá)作用，而且起到統(tǒng)一思想、端正認(rèn)識、培訓(xùn)提高等作用。
酒店組織會議質(zhì)量的高低,能顯示出一家酒店管理質(zhì)量上的高低。因此，酒店高層應(yīng)充分認(rèn)識到酒店各層級例會在酒店管理中所起到的作用，制訂、完善酒店各層級相應(yīng)的例會制度，幫助不同層級的管理者開好相應(yīng)層級的會議，從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么，在酒店管理工作中都通常召開那些層級的會議呢？一般而言，酒店通常召開的例會主要有：店務(wù)會（全體員工大會）、總經(jīng)理辦公會議、部門經(jīng)理會議、中層干部會議、部門管理例會、班組會、協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會、晨會等等。對于酒店各層級的管理者來說，究竟應(yīng)如何才能組織、開好這些會議呢？下面，讓我們具體進(jìn)行分析、探討：
一．酒店召開的主要例會及其內(nèi)容：
1．店務(wù)會（全體員工會議）店務(wù)會又稱酒店全體員工會議，它的組織召開者是酒店總經(jīng)理，會議參加人員為酒店全體員工。店務(wù)會(員工大會)的召開時間一般是淡季每月一次，旺季每季度一次。由于酒店各層級管理者的綜合素質(zhì)、管理水平和演講水平不一致，常常導(dǎo)致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過程中失真，從而出現(xiàn)員工隊伍思想上的混亂、酒店各項工作指標(biāo)達(dá)不到酒店預(yù)期經(jīng)營、管理目標(biāo)的結(jié)果。因而，召開酒店全體員工大會，統(tǒng)一思想，端正認(rèn)識，尤為必要。向員工通報酒店近期工作計劃和近期酒店工作成果情況，既能滿足員工的知情權(quán)，又能提高員工參政議政的積極性，充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因為店務(wù)會的參與成員是全體員工，所以，會議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料，搜集酒店員工關(guān)心的問題，將酒店近期的經(jīng)營情況，近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計劃，員工們關(guān)注的問題等等，會議傳遞相關(guān)信息給酒店全體員工。同時，借酒店員工大會之機(jī)，可請酒店月度、季度先進(jìn)員工登臺發(fā)言，以激勵先進(jìn)，帶動一般，促進(jìn)后進(jìn)。酒店員工大會也可不拘泥具體時間安排，每逢酒店重大活動的開始或結(jié)束，一定要及時召開全體員工大會進(jìn)行動員或總結(jié)。
2．總經(jīng)理辦公會議?？偨?jīng)理辦公會議是酒店召開的很高等別的管理會議?？偨?jīng)理辦公會議的組織召開者為酒店總經(jīng)理，參加者為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等總經(jīng)理辦公會議成員，根據(jù)會議需要也可以臨時安排相關(guān)部門經(jīng)理參加?？傓k會議除了在年頭、年尾因討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略方針、對酒店當(dāng)年工作進(jìn)行總結(jié)、來年工作計劃進(jìn)行商定等原因召開的較為頻繁外，一般是每月召開一次或總經(jīng)理根據(jù)工作需要臨時通知召開，會議內(nèi)容一般是就近期酒店總體工作進(jìn)行總結(jié)，檢查酒店預(yù)算工作完成情況，安排部署下月工作計劃,酒店高層互通信息,協(xié)調(diào)一致等等。酒店總辦會議主要是討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略層面以及重大人事任免等方面的問題。
3．部門經(jīng)理會。酒店部門經(jīng)理會一般每周召開一次，時間一般放在周一進(jìn)行，會議由酒店運(yùn)行副總經(jīng)理主持。會議議程主要是酒店各部門經(jīng)理向總經(jīng)理匯報部門上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問題以及需要協(xié)調(diào)、請示的各項工作。然后，酒店總經(jīng)理對各部工作進(jìn)行講評以及傳達(dá)相關(guān)的各項信息?？偨?jīng)理進(jìn)行工作講評時切忌沒有具體態(tài)度，對該表揚(yáng)的應(yīng)大力弘揚(yáng)，該批評的予以嚴(yán)厲申斥、直至按照酒店的各項工作制度進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。會議還要由運(yùn)行副總經(jīng)理就本周工作進(jìn)行具體部署。后，會議內(nèi)容由總經(jīng)理辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、存檔，根據(jù)需要由總經(jīng)理決定是否下發(fā)會議紀(jì)要，并由總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員和人力資源部質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對各部任務(wù)完成情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并及時反饋給酒店高層。
4．中層干部會。中層干部會一般放在周五下午進(jìn)行，會議參加的對象可擴(kuò)大到領(lǐng)班級。同酒店其它層級會議相比，中層干部會的培訓(xùn)職能大于管理職能。會議除了各部對本周工作進(jìn)行例行總結(jié)和通報外，更重要的是利用這個時間對酒店全體中、基層管理人員進(jìn)行管理知識培訓(xùn)，鼓舞中、基層管理人員的士氣，起到為酒店培養(yǎng)后備管理干部作用。培訓(xùn)授課人可由酒店總辦成員以及部門經(jīng)理輪流擔(dān)任，根據(jù)需要也可以從院?；蛐袠I(yè)中聘請人員到店講課。
5．部門管理例會。部門管理例會的主持人是部門經(jīng)理，參加對象是所轄部門的主管、領(lǐng)班級別管理人員。會議議程主要是將酒店下達(dá)的各項工作以及部門工作計劃進(jìn)行分解，任務(wù)到各班組，并提出明確的完成時間與質(zhì)量要求。并對所轄各區(qū)域的工作開展、完成情況進(jìn)行講評。為了鼓勵先進(jìn)員工以及培養(yǎng)后備基層管理人員，可邀請先進(jìn)員工參加會議，起到激勵作用。
6．班組會。班組會由領(lǐng)班主持召開，會議議程主要是對本班組工作進(jìn)行講評，并將班組具體工作任務(wù)分解到人。班組會的時間安排較為靈活，既可采取晨會形式,也可采取在員工交接班時進(jìn)行。由于基層管理人員綜合素質(zhì)所限，部門經(jīng)理要對領(lǐng)班級的管理人員進(jìn)行必要的會議知識培訓(xùn)，并參加班組會予以指導(dǎo)。越是基層會，條理越要清晰，工作安排越要具體，任務(wù)越要細(xì)化到人。
7．協(xié)調(diào)會。酒店工作紛繁復(fù)雜，一項接待任務(wù)往往要牽涉到酒店各部門，因而專門的協(xié)調(diào)會議是必不可少的。酒店的協(xié)調(diào)會可分為兩種，一是酒店各部門經(jīng)理必須參加的協(xié)調(diào)晨會。會議由運(yùn)行副總主持，對當(dāng)天的客情進(jìn)行通報，需要協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。二是部門專項工作協(xié)調(diào)會，一般根據(jù)需要每月進(jìn)行一次，如沒有協(xié)調(diào)工作需要，則予以取消。協(xié)調(diào)議題由各部門搜集準(zhǔn)備，交由運(yùn)轉(zhuǎn)副總審議后，由總辦安排時間進(jìn)行。需要指出的是，有關(guān)的協(xié)調(diào)問題，相關(guān)部門經(jīng)理能私下協(xié)調(diào)解決的盡可能私下協(xié)調(diào)解決，私下協(xié)調(diào)解決不了的再提交會議協(xié)調(diào)解決。協(xié)調(diào)會議一定要達(dá)到協(xié)調(diào)問題、解決問題目的，千萬不能開成扯皮會。會議的主持人（運(yùn)行副總經(jīng)理）一定要對需要協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行事先調(diào)研，經(jīng)過會議研討后當(dāng)場拍板，達(dá)到協(xié)調(diào)解決問題目的。
8．培訓(xùn)會。培訓(xùn)會由人力資源部根據(jù)酒店整體培訓(xùn)計劃組織實施。一般來講，酒店整體培訓(xùn)（如安全消防培訓(xùn)、管理層培訓(xùn)）等，由人力資源部組織實施；各部培訓(xùn)會，由酒店各部自行制訂培訓(xùn)計劃，報人力資源部核準(zhǔn)后，各部自行組織實施，人力資源部負(fù)責(zé)對各部培訓(xùn)成果進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
二．召開會議的紀(jì)律要求、組織程序和會議進(jìn)行程序。
酒店會風(fēng)反映一家酒店員工的工作作風(fēng)和酒店的管理水平，所以酒店高層管理者一定要對酒店各層級會議的組織召開過程實行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
1． 會議紀(jì)律要求。酒店對各種會議的一般性紀(jì)律要求：
1）要求參會人員提前到達(dá)會場，準(zhǔn)時簽到。對未及時履行請假手續(xù)的遲到、沒有參加會議的人員予以相應(yīng)的處罰。
2）參會人員必須攜帶筆記本和筆，以做好會議記錄。
3）參加會議的人員必須按照酒店規(guī)定著工作裝。
4）參會人員必須遵守會場秩序，不得交頭接耳說話。
5）參加會議的人員必須在會議開始時關(guān)閉通訊工具，如有緊急工作情況，可由會議服務(wù)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)。
6）全體員工大會各部門必須遵守指定的入場時間和順序，在指定位置落座，會議結(jié)束后按順序離場。酒店質(zhì)檢人員在會議后一排就座，對會場紀(jì)律進(jìn)行監(jiān)督檢查。
7）會議的發(fā)言要按指定的發(fā)言順序在規(guī)定時間內(nèi)完成，未事先指定發(fā)言的人員如有發(fā)言要求，可以用紙條形式請求會議主持人批準(zhǔn)。
8）對會議主持人、主要組織者所講的問題存有異議的，可會后單獨(dú)反映，不得打斷會議議程，當(dāng)場申辯。
2． 會議組織程序。酒店一級的會議應(yīng)由總經(jīng)理辦公室簽發(fā)會議通知單通知酒店前廳、客房，前廳部負(fù)責(zé)會議室控制，客房部負(fù)責(zé)會議室的布置準(zhǔn)備、服務(wù)工作。酒店一級的例會也應(yīng)由總經(jīng)理辦公室事先下發(fā)參加會議的人員名單、地點、時間等，如有變動，另行通知。同時，酒店辦公室還負(fù)責(zé)會議會場布置的指導(dǎo)與驗收、會議內(nèi)容的記錄存檔和通報、會議的跟辦落實與檢查等工作，人力資源部負(fù)責(zé)會場紀(jì)律的檢查等等。需要進(jìn)行拍照、錄像等對外宣傳工作的，則由酒店公關(guān)銷售部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)新聞媒體予以進(jìn)行。酒店各部門會議需要使用會議室的可由各部門填寫會議通知單后由分管副總批準(zhǔn)后按規(guī)定程序進(jìn)行。部門會議組織程序參照酒店程序進(jìn)行。
3．會議進(jìn)行程序。酒店級別的會議，一般由總經(jīng)理的直接下級（運(yùn)行副總經(jīng)理）擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)會議進(jìn)程的控制。在參加會議人員到齊后，會議主持人向總經(jīng)理請示會議是否開始，然后，按事先指定會議發(fā)言順序進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言時間一般控制在5分鐘內(nèi)，超時的由主持人予以提醒。部門經(jīng)理的匯報內(nèi)容主要是：上周部門工作完成情況，本周工作打算，本部門存在的問題、需要協(xié)調(diào)的問題以及需要予以弘揚(yáng)的先進(jìn)員工等等。部門經(jīng)理匯報后，主持人請總經(jīng)理進(jìn)行工作講評。然后，會議主持人（運(yùn)行副總）布置本周工作。會議議程完成后，主持人請示總經(jīng)理是否結(jié)束會議，后，按次序退場。
三．會議結(jié)果的落實。
酒店任何會議的召開，都是為了解決問題，酒店會議是酒店領(lǐng)導(dǎo)集體解決問題的一種工作形式。會議形成的任何決議，終都要落到實處。所以，酒店各級引路者一定要抓好會議的落實工作。酒店一級會議所形成的決議，可由酒店總經(jīng)理辦公室和人力資源部（負(fù)責(zé)酒店質(zhì)檢）負(fù)責(zé)跟蹤落實。各部門會議所形成的決議的落實工作，由各部門管理人員負(fù)責(zé)跟蹤落實。 后,需要指出的是,會議作為酒店進(jìn)行管理工作的一種必要手段,必須進(jìn)行科學(xué)計劃,精心安排，認(rèn)真準(zhǔn)備。會議的設(shè)置、程序和規(guī)則要不斷地根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和改革，目的就是為了提高解決問題的效率。不必要的會議一定要進(jìn)行壓縮，不要為開會而開會。同時，管理人員切忌不要把會議當(dāng)作展示自己名氣的場所，獨(dú)斷專行，聽不得半點不同聲音；也不要把會議開成民主談心會，凡事沒有結(jié)論，空談一氣。會議結(jié)束后，一定要抓好會議內(nèi)容的落實工作，這才是酒店開會進(jìn)行管理的關(guān)鍵所在。
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